Gestión de listas - Excel

• Abril 27, 2024

Excel proporciona algunas herramientas poderosas para la gestión de listas. Con estas herramientas puedes:
• Ordenar
• Filtro
• Encontrar
• Validar entradas
• Crear subtotal
• Categorizar usando Grupo y Esquema
• Resumir usando tablas dinámicas

En resumen, estas herramientas proporcionan los medios para un análisis poderoso y significativo de sus datos. Sin embargo, tenga en cuenta que Excel no es una herramienta de administración de bases de datos y, por lo tanto, su uso debe limitarse a la administración de listas de datos.

Al igual que una base de datos, las listas de Excel están organizadas en filas que representan un registro de información y columnas que representan campos con cada registro en la lista que contiene información similar. Existen ciertos estándares que deben aplicarse a una lista de Excel para optimizar la efectividad de las herramientas de datos de la siguiente manera:

• Comience cada nueva lista en una hoja de trabajo separada.
• Evite poner datos que no sean de la lista en la hoja de trabajo de la lista. Cuando sea necesario para la integridad de la lista, coloque los datos críticos encima o debajo de la lista con al menos una fila en blanco entre la lista y otros datos.
• Comience la lista agregando etiquetas de columna. Elija un estilo formateado que sea diferente al formato de datos para que Excel pueda interpretar los límites de la lista.
• No separe los datos de las etiquetas de las columnas insertando una fila en blanco o usando una fila que contenga una línea punteada, un asterisco o cualquier otro tipo de símbolos que no sean datos. Utilice la función de formato de borde de celda para distinguir visualmente entre la columna etiquetas y los datos.
• Cada columna debe contener el mismo tipo de datos para cada registro en su lista.
• No mezcle tipos de datos en una columna. Por ejemplo, todos los datos monetarios deben ingresarse como números y formatearse como se desee, algunas de las entradas no deben usar texto como "Dos dólares"
• No inserte filas o columnas en blanco dentro de su lista. Excel interpreta los límites de la lista utilizando filas y columnas en blanco como límites definitorios.
• Alinee los datos en columnas utilizando herramientas de alineación de Excel, como el centrado, las alineaciones izquierda y derecha y las herramientas de sangría. Los espacios iniciales y finales en una celda de datos afectarán las funciones de clasificación y filtrado.
• Utilice los comandos de subtotal, grupo y esquema para crear saltos de categoría dentro de sus datos. No inserte manualmente filas de subtotal ni use filas en blanco para crear saltos de categoría.

Una vez que se ha establecido su lista, puede agregar fácilmente datos al final de la lista. Excel extenderá las fórmulas y el formato a los nuevos datos siempre que las tres filas anteriores contengan fórmulas y formatos similares. Es mejor agregar los datos al final de la lista y recurrir o volver a filtrar según sea necesario. Deberá eliminar los subtotales, agrupaciones o filtros antes de recurrir a su lista después de agregar nuevos registros. Una vez que los nuevos datos se han incorporado y ordenado adecuadamente, puede volver a aplicar cualquier subtotal, agrupación o filtrado que sea necesario.

La administración de listas es una de las herramientas más poderosas que Excel ofrece a los usuarios. Vale la pena aprender a organizar los datos de manera más efectiva para aprovechar las herramientas que se ofrecen.

Instrucciones De Vídeo: Gestion lista mercado con excel en tu celular (Abril 2024).