Administre las expectativas de su jefe

• Mayo 2, 2024

Si alguna vez has trabajado duro en un proyecto solo para que un supervisor o cliente lo rechace, te das cuenta de lo desmoralizante que puede ser. Por lo general, cuando esto sucede, se debe a un malentendido; ambas partes no acordaron los parámetros del proyecto o los entregables.

Hace años, en el trabajo, me pidieron que organizara un almuerzo para un grupo de gerentes. La tarea fue muy abierta. Me dieron el número de gerentes y me dijeron que el almuerzo sería en el Village en Manhattan. El resto me quedó por resolver por mi cuenta. Al ser nuevo en Nueva York (y esto fue antes de Internet) busqué en la guía telefónica un restaurante de las páginas amarillas, que es lo que había estado haciendo toda mi vida hasta entonces.

Mi jefe no estaba satisfecho con mis resultados. Metió la mano en su escritorio y sacó una pequeña guía de Zagat y descubrió que el restaurante que había elegido recibió una crítica horrible. Estaba aturdido y perplejo. Ella no sugirió que usara la guía al asignar la tarea.

Hacer preguntas

¿Cómo podría haber manejado esa situación de manera diferente y haber completado con éxito la tarea? Podría haber hecho algunas preguntas en el momento de la asignación. Podría haberle preguntado a mi jefe si tenía en mente algún restaurante en particular, lo que tal vez le haya llevado a decirme que elija un lugar que haya recibido una calificación alta en Zagat. Entonces habría sabido que esperaba que usara la guía antes de que fuera demasiado tarde.

Confirmar la tarea

Como escritor, a veces presento ideas de artículos por teléfono y recibo aprobación. Luego hago un seguimiento con un correo electrónico para confirmar la asignación. Cuando trabajo en una oficina y me asignan una tarea larga, hago lo mismo. Mi correo electrónico leería algo como:

"Según nuestra conversación de hoy, tendré las primeras tres secciones del informe completadas para el jueves y el resto a más tardar el viernes por la tarde".

Este tipo de correo electrónico define los parámetros de la asignación. Explico exactamente qué se presentará y cuándo. Si ha habido una falta de comunicación, se puede solucionar en ese momento.

Registrarse

Para proyectos más largos, puede consultar periódicamente con las partes interesadas para que no haya sorpresas cuando entregue el trabajo. Por ejemplo, una vez fui responsable de compilar un informe basado en los aportes de una docena de otras compañías. A medida que la información llegaba todos los días, le decía a mi jefe quién había cumplido, quién estaba pendiente y las acciones que estaba tomando para alentar a las empresas a enviar su información. Si tenía que presentar un informe incompleto debido a que algunas de las compañías no cumplían con el plazo, mi jefe lo sabía con anticipación.

Consulte el correo electrónico original.

Cuando envío una tarea como escritor independiente o cuando estoy en una oficina, adjunto el correo electrónico original que describe la tarea. Hago esto para que el destinatario no tenga que buscar en sus correos electrónicos para verificar que he hecho lo que acordamos.

Me aseguro de cambiar el encabezado del asunto para reflejar que el correo electrónico contiene el trabajo completado.

Escuchar comentarios

Soy escritor, así que cada vez que publico mi trabajo, me dejo abierto a las críticas. Como a la mayoría de las personas, no me gusta que arponen mi trabajo. Es una píldora difícil de tragar. Sin embargo, me doy cuenta de que la retroalimentación es importante y puede ayudarnos a hacer mejor nuestro trabajo.

Al comienzo de este artículo, conté la historia de cómo me pidieron que organizara el almuerzo de un gerente en el Village. Debido a que mi jefe no dijo que esperaba que usara la guía de Zagat hasta después del hecho, me enojé todo el día. Sentí que había sido configurado para fallar. Lo que puedo ver claramente ahora que no me di cuenta en ese entonces es que el fracaso no fue en mi elección de un mal restaurante, sino en no apreciar la lección que mi jefe estaba tratando de enseñarme. Entré en el trabajo esa mañana sin saber cómo elegir un restaurante y me fui esa noche sabiendo exactamente cómo hacerlo.

Fue una lección vergonzosa, pero una lección, sin embargo.

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