Acerca de las categorías de Outlook

• Abril 26, 2024

El uso de categorías es una excelente manera de mantener su entorno de Outlook bien organizado sin crear una gran cantidad de carpetas. Al usar categorías, puede mantener todos los elementos en una carpeta pero agrupar elementos similares por categoría (excepto los elementos de correo electrónico). Una vez que se han asignado las categorías, también puede buscar, ordenar y filtrar elementos por categoría. Por ejemplo: puede tener una colección de correo electrónico (enviado y recibido), contactos, tareas, citas y notas, todo relacionado con el mismo proyecto. Con las categorías, puede agruparlas todas para ver el panorama general.

La categoría maestra
Outlook contiene una lista de categorías maestras predeterminada a la que puede agregar sus propias categorías para satisfacer sus necesidades personales. Puede encontrar la Lista de categorías maestras en el comando de menú Editar / Categoría. Use el botón Categoría maestra en la ventana Categoría para agregar y eliminar categorías en la lista Categoría maestra. Cuando elimina una categoría de la lista Categoría maestra, los elementos que se han asignado a la categoría permanecen sin cambios. Puede continuar agrupando esos elementos usando la categoría eliminada.

Una buena práctica es asignar una o más categorías a su elemento de Outlook seleccionando la categoría de la lista Categoría maestra. Simplemente puede escribir una categoría en el campo de categoría de su elemento, pero lo más probable es que no se refiera a la categoría de la misma manera para cada elemento, lo que anula el propósito de usarlos.

Por ejemplo, el primer elemento que desea clasificar, escribe MS Office. Unos días después, tiene un nuevo elemento para esa misma categoría. Esta vez escribes, Microsoft Office. Outlook interpreta esto como una NUEVA categoría.

El uso de la Lista de categorías maestras asegura la coherencia y evita errores ortográficos.

Asignación de categorías a artículos
Puede asignar una o más categorías a cualquier tipo de elemento de Outlook. Con la excepción del formulario de mensaje de correo electrónico, verá un campo y un botón Categoría en cada formulario de Outlook. Para asignar categorías a elementos de correo electrónico, debe ir a las opciones de correo electrónico para encontrar el campo de categoría.

Para asignar categorías durante la creación del elemento, haga clic en el botón Categoría en el formulario (o en el botón Opciones en un elemento de correo electrónico) y marque todas las categorías en la lista Categoría principal que corresponda; luego haga clic en Aceptar. Abra cualquier elemento existente y proceda como se describe anteriormente para agregar una categoría después de la creación.

Puede asignar categorías para multiplicar elementos en una lista. Seleccione todos los elementos a los que desea asignar las mismas categorías. Haga clic derecho en la selección azul y seleccione Categorías en el menú contextual. Marque todas las categorías que apliquen; luego haga clic en Aceptar.

Eliminar categorías de artículos

Abra el elemento del que desea eliminar la categoría. Haga clic en el botón Categoría y elimine la marca de selección de la categoría que desea eliminar. Puede eliminar categorías de varios elementos en una lista preseleccionando el grupo de elementos; seleccionando Categorías desde el menú contextual del botón derecho; deseleccionar las categorías que desea eliminar; luego, haciendo clic en Aceptar.

Encuentra todos los artículos

Use el comando Búsqueda avanzada del menú Editar para buscar todos los elementos de una categoría. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada:

- Elija "Cualquier tipo de elemento de Outlook" en el menú desplegable del campo Buscar
- Verifique que las carpetas personales se muestren en el campo de entrada: Outlook buscará en todas las carpetas que tenga en sus carpetas personales. Puede hacer clic en Examinar para limitar su búsqueda a las carpetas seleccionadas.
- Haga clic en la pestaña Más opciones
- Haga clic en el botón Categoría
- Seleccione las categorías que desea encontrar
- Haga clic en Aceptar

Todos los elementos con la categoría que seleccionó aparecerán en la ventana Buscar. Puede abrirlos para ver los detalles haciendo doble clic en el elemento que desea abrir.

Puede guardar su búsqueda para recuperarla más adelante. Haga clic en Archivo / Guardar búsqueda, elija la carpeta en la que desea almacenar la búsqueda, asigne a la búsqueda un nombre de archivo y haga clic en Guardar. El tipo de archivo debe ser Búsquedas guardadas de Office y el archivo tendrá una extensión de archivo .oss. Para abrir una búsqueda guardada, haga clic en Archivo / Abrir búsqueda, busque la búsqueda que desea abrir, selecciónela y haga clic en Aceptar. Durante el evento Open, Outlook ejecutará una nueva búsqueda basada en los criterios establecidos en la búsqueda guardada.

Imprimir TODOS los artículos en una categoría

Después de ejecutar la búsqueda, puede imprimir todos los elementos encontrados. Seleccione todos los archivos en la ventana de búsqueda (Editar / Seleccionar todo o utilizando una selección de mouse). Haga clic derecho en el área de selección azul y elija imprimir en el menú contextual.

Elija el estilo de impresión que le gustaría:

- Estilo de tabla imprime solo la lista de elementos encontrados
- Memo Style imprime el contenido de los artículos

Elija otras opciones de impresión según sea necesario; luego, haga clic en el botón imprimir para enviar el documento a la impresora.

Si es un usuario activo de Outlook y usa la mayoría de las funciones más allá del correo electrónico, considere usar categorías para mantener sus elementos de Outlook organizados.

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