Su hijo y la educación especial: documentando su viaje

• Abril 29, 2024

Copyright 2005 Susan M. Totman

Mantener buenos registros puede significar la diferencia entre servicios y ningún servicio en su sistema escolar. No puedo enfatizar lo importante que es documentar todas y cada una de las conversaciones que tiene a nivel escolar, con trabajadores sociales, médicos o enfermeras, etc. Debe documentar con quién habló, a qué día y a qué hora, el contenido general de la conversación. , cuál fue el resultado de la conversación o reunión, las estrategias de acción, quién es responsable de cada acción y cuál es el resultado esperado de cada estrategia. Debe hacer un seguimiento de lo que su hijo le cuenta sobre sus días en la escuela: cuándo tienen problemas y cuándo no, cuándo son buenos o cuándo son malos.

Le conviene comprar una pequeña grabadora (alrededor de $ 50- $ 100) y grabar cada reunión que tenga. Recomiendo grabadora de cinta versus grabadora digital si puede encontrar una, ya que esto le permite tener la cinta original almacenada, pero los archivos digitales se pueden descargar y archivar en un disco si eso es lo que elige comprar. Esto garantiza que todas las partes estén protegidas y que usted tenga documentación si NO se toman todas las medidas como se requiere en el Plan de Educación Individual (IEP) resultante. En la mayoría de los estados, tiene derecho a grabar en audio (no grabar en video) todas las reuniones de PET para obtener un registro de la reunión y de lo que se acordó. Debe ser franco sobre el hecho de que está grabando si elige hacerlo. No debería haber ninguna razón para que las personas se opongan a la grabación a menos que tengan algo que ocultar o no tengan la intención de seguir el plan según lo acordado. Si por alguna razón no se le permite grabar, tome notas detalladas de la reunión y quién ha aceptado qué, además de registrar quién objetó y por qué se opusieron a su grabación de audio en la reunión. No espere que el Acta de la reunión siempre refleje con precisión lo que se discutió o acordó. Lamentablemente, no solo tuve que desafiar lo que se informó en minutos con mis propias notas o cintas, sino que también tuve otros colegas y amigos que también tuvieron que hacerlo. Grabar las reuniones, o como mínimo, escribir notas específicas con nombres, compromisos, fechas y horas será una copia de seguridad si necesita tomar medidas para que su hijo reciba lo que necesita.

A continuación se muestra una lista de información que debe estar haciendo un seguimiento específico. Mi recomendación es comprar una carpeta, un punzón de 3 agujeros, separadores y una engrapadora para ayudar a mantener su información y registros organizados. También recomiendo tener siempre un bloc y herramientas de escritura cuando vaya a una reunión. La información que debe organizar en su carpeta es (como mínimo):

• Información básica de la reunión (fecha, hora, lugar, personas que asisten): esto debe rastrearse para TODAS las reuniones, no solo para PET. Muchas veces se me pidió que renunciara a las reuniones de PET para reuniones informales, pero rápidamente aprendí que esa era la forma en que la escuela mantenía la discusión fuera del registro, por lo que siempre llamo a un PET si hay un problema ahora.


• Cada tarea que las personas acuerdan (anote la persona, tarea acordada)


• Resumen de la reunión (después de la reunión, escriba un resumen de lo que sucedió y el resultado)


• Registro telefónico: enumere a cada persona con la que hable, la fecha, la hora, el número de teléfono al que llamó y cuánto tiempo ha hablado


• Lista de teléfonos: mantenga una lista de contactos, su título y función, dirección, correo electrónico y número de teléfono al frente de su carpeta para un acceso rápido cuando necesite comunicarse con alguien.


• Pruebas: guarde copias de todas las pruebas realizadas en orden cronológico


• Registro de citas médicas: realice un seguimiento de todas las citas médicas desde el principio que pueda recordar. Escriba el médico, la información de contacto, la fecha y hora de la cita, cuáles fueron sus comentarios y si su hijo fue derivado a otro proveedor


• Correspondencia: realice un seguimiento de toda la correspondencia, incluso si parece trivial. Se deben mantener avisos de reuniones, contactos disciplinarios, etc.


• Notas de conversaciones con su hijo sobre sus días.

Si mantiene muy buenos registros, estará mucho mejor preparado para lidiar con las reuniones de PET y abogar por su hijo en general. Podrá producir documentación cuando se le solicite o cuando necesite evidenciar conversaciones o registros para probar un punto o solicitar servicios adicionales que su hijo necesita.

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