Una forma rápida de disminuir el desorden de correo

• Abril 27, 2024

¿Recuerdas cuando el correo parecía divertido? Un cartero en la puerta podría haber significado una postal de un amigo, una tarjeta de cumpleaños especial, un paquete o una nueva revista para leer. ¡Eran los días! Hoy, si eres como la mayoría de nosotros, lo que golpea tu buzón inspira gemidos o suspiros frustrados con mucha más frecuencia que inspira chillidos de alegría.

El correo tiende a ser uno de los mayores dolores de cabeza organizativos de los que se quejan mis clientes. Y no es de extrañar: nos guste o no, llega más correo casi todos los días, y controlarlo requiere tiempo y esfuerzo. Si bien no tengo una solución mágica para hacer desaparecer el correo (sin consecuencias negativas), sí tengo una forma de reducir la cantidad de correo que te queda al final de la semana. Sigue leyendo para más detalles.

El trigo y la paja
Esto es lo que necesita para este ejercicio: una pila de correo. Una papelera de reciclaje. Una trituradora (o una pila de trituración designada). Unos clips de papel. Tal vez un abridor de cartas, si, como yo, eres propenso a los recortes de papel. Y unos 60 segundos.

Esta es su misión: reciclar o triturar todo de su pila de correo que claramente no necesita. No tiene que actuar por correo (pagando facturas, por ejemplo, o respondiendo a la correspondencia). No tiene que leer revistas o boletines. Todo lo que tienes que hacer es deshacerte de lo obviamente descartable.

Así es como funciona: comience con lo que esté encima de la pila. Si es un sobre, ábralo. Haga un escaneo rápido, saque todo lo que claramente no necesita, recíclelo / destrúyalo y reserve lo que quiera o necesite conservar. Por ejemplo, si abre una factura, saque los insertos y recíclelos. Si la factura es una que paga en línea, también recicle el sobre de devolución. Devuelva la factura a su sobre, o recicle ese sobre también, y use un clip para sujetar la factura. Ponga la cuenta en una pila y pase al siguiente correo.

Recuerde, su objetivo principal no es ocuparse de todo lo que necesita hacer con su correo de inmediato; es deshacerse de lo obviamente descartable. ¿Qué cabe en esa categoría?

• Inserciones de factura y cuenta bancaria (como noticias de su empresa de servicios públicos)
  
• Sobres externos para facturas (a menos que los use para retener facturas en espera de pago)
  
• Circulares para tiendas en las que no compra
  
• Solicitudes de donación de organizaciones que no le interesan apoyar
  
• Tarjeta de crédito no deseada, refinanciamiento de hipotecas y otras ofertas financieras (asegúrese de destruirlas)
  
• Revistas, catálogos y boletines que no tiene intención de leer.
  

Eliminar estas cosas lleva muy poco tiempo y puede reducir significativamente su volumen de correo. (Algunos de mis clientes pueden deshacerse del 50% o más cuando hacemos este ejercicio).

Sí Sí. Lo sé.
Entonces, está bien: sé que cuando llegue el correo o cuando llegue a casa a la pila de correo que aparece, ya habrá tenido un día completo. Puede haber una mascota o dos, un niño o dos, o alguna combinación de los mismos, clamando por su atención. Es posible que tenga preparación de comida en el cerebro. Quizás estés tratando de librarte de una jornada laboral estresante. Sé que hay muchas razones por las cuales no es necesariamente fácil revisar el correo del día de inmediato.

Si realmente estás abrumado en el momento en que entras por la puerta, no te preocupes por hacer el correo inmediatamente. En lugar de eso, concéntrate en hacer lo que sea necesario para mantenerte cuerdo a ti y a tu familia. Pero haga un esfuerzo concertado para tomarse el minuto, y quiero decir, literalmente, 60 segundos, para hacer una clasificación rápida de correo antes de llegar al heno. Es como tomar un multivitamínico todos los días: seguro, es algo más para agregar a su lista de tareas pendientes, pero lleva muy poco tiempo y la recompensa vale la pena. Al final de la semana, tendrá un montón de correo mucho más manejable con el que lidiar y, de hecho, trabajarlo será más fácil.

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