Este artículo es un extracto de mi nuevo libro electrónico, La guía de vida organizada para organizar documentos y archivos. La piedra angular de la mayoría de los sistemas de administración de papel es un conjunto de archivos que pueden contener y clasificar la información que es importante para usted. Con algunos suministros básicos y algunos pasos sencillos, crear un sistema de archivo (o actualizar uno existente) puede ser una tarea relativamente rápida e indolora, especialmente si ya eliminó los documentos no deseados e innecesarios. Aquí le mostramos cómo poner en forma sus archivos.
Lo que necesitarás:
- Carpetas de archivos vacías. Recomiendo usar carpetas de archivo internas (o manila) y carpetas colgantes, pero si se le presiona el espacio, puede usar solo una u otra.
- Notas adhesivas. El tamaño estándar de 3 por 3 pulgadas es ideal, ya que le da mucho espacio para escribir.
- Un bolígrafo o lápiz.
- Papel en blanco o un documento de procesamiento de texto en blanco para anotar notas sobre las categorías de archivo que creará y lo que pertenece a cada una.
- Cualquier archivo que ya haya creado, ya sea que formen parte de un sistema de archivo que ya tiene o de carpetas que creó al guardar documentos para guardar durante el proceso de clasificación y limpieza.
Bolsas o contenedores para reciclar y triturar, por si acaso te encuentras con papeles no deseados o innecesarios que todavía están al acecho.
Qué hacer:
- Reúna todos los documentos con los que trabajará en un solo lugar. Si está actualizando un sistema de archivo existente, está por delante del juego.
- Tome un papel de la parte superior de su pila y haga una de dos cosas con él:
- Si está relacionado con una categoría de archivo que ya ha creado o un archivo en su sistema existente, agréguelo a esa carpeta.
- Si pertenece a una categoría nueva o separada, colóquela en una carpeta de archivos vacía y use una nota adhesiva para darle a esa carpeta una etiqueta temporal.
- A medida que coloca los documentos en carpetas, escriba una nota en su hoja de papel en blanco o en su documento de procesamiento de texto sobre qué es el papel y dónde lo colocó. Por ejemplo, puede escribir, "Póliza de seguro de auto - en la carpeta del automóvil" o "Información de vuelo para el viaje a San Francisco - en la carpeta de viajes próximos". Estas notas lo ayudarán a recordar dónde ha guardado las cosas y también lo ayudarán a crear un mapa de archivos cuando haya terminado de configurar su sistema.
- Repita estos pasos con cada papel en su pila. Si está actualizando un sistema de archivo existente, hojee los documentos en cada carpeta para determinar si pertenecen a esa carpeta o en otra parte, y si la etiqueta de categoría en la carpeta sigue siendo precisa. Mueva cosas a otras carpetas y actualice sus etiquetas según sea necesario.
- Una vez que haya ordenado y categorizado todo en carpetas, eche un vistazo a las carpetas. ¿Las categorías y etiquetas tienen sentido? ¿Hay alguna carpeta que deba consolidarse? ¿Alguno que deba dividirse en categorías más pequeñas?
- Cuando esté satisfecho con las categorías que ha creado, etiquete sus carpetas. Puede escribir a mano o imprimir etiquetas, o crearlas con una rotuladora.
- Coloque las carpetas en el cajón de archivos, la caja o el contenedor que está utilizando para almacenarlas. Organice sus archivos de una manera que tenga sentido para usted en función de cómo los usará. Por ejemplo, puede ordenarlos alfabéticamente o cronológicamente, o puede poner las carpetas que probablemente usará más adelante, con archivos de acceso menos frecuentes detrás.
- Escribe tu mapa de archivos. Esta lista, basada en las notas que tomó sobre las categorías de archivo que ha creado y lo que ha almacenado dentro de cada categoría, lo ayudará a recordar dónde está. Mantenga una copia de su mapa de archivos en la parte frontal del cajón de archivos o en una carpeta en el escritorio de su computadora para que sea fácil acceder cuando necesite encontrar algo en sus archivos.
- ¡Admire su sistema de archivo funcional y actualizado!
Instrucciones De Vídeo: Cómo organizar tu Archivo (AorganiZarte) (Marzo 2024).