Pasos sencillos para un sistema de archivo efectivo
Este artículo es un extracto de mi nuevo libro electrónico, La guía de vida organizada para organizar documentos y archivos.

La piedra angular de la mayoría de los sistemas de administración de papel es un conjunto de archivos que pueden contener y clasificar la información que es importante para usted. Con algunos suministros básicos y algunos pasos sencillos, crear un sistema de archivo (o actualizar uno existente) puede ser una tarea relativamente rápida e indolora, especialmente si ya eliminó los documentos no deseados e innecesarios. Aquí le mostramos cómo poner en forma sus archivos.

Lo que necesitarás:

  • Carpetas de archivos vacías. Recomiendo usar carpetas de archivo internas (o manila) y carpetas colgantes, pero si se le presiona el espacio, puede usar solo una u otra.
  • Notas adhesivas. El tamaño estándar de 3 por 3 pulgadas es ideal, ya que le da mucho espacio para escribir.
  • Un bolígrafo o lápiz.
  • Papel en blanco o un documento de procesamiento de texto en blanco para anotar notas sobre las categorías de archivo que creará y lo que pertenece a cada una.
  • Cualquier archivo que ya haya creado, ya sea que formen parte de un sistema de archivo que ya tiene o de carpetas que creó al guardar documentos para guardar durante el proceso de clasificación y limpieza.
    Bolsas o contenedores para reciclar y triturar, por si acaso te encuentras con papeles no deseados o innecesarios que todavía están al acecho.


Qué hacer:

  1. Reúna todos los documentos con los que trabajará en un solo lugar. Si está actualizando un sistema de archivo existente, está por delante del juego.
  2. Tome un papel de la parte superior de su pila y haga una de dos cosas con él:

    • Si está relacionado con una categoría de archivo que ya ha creado o un archivo en su sistema existente, agréguelo a esa carpeta.
    • Si pertenece a una categoría nueva o separada, colóquela en una carpeta de archivos vacía y use una nota adhesiva para darle a esa carpeta una etiqueta temporal.

  3. A medida que coloca los documentos en carpetas, escriba una nota en su hoja de papel en blanco o en su documento de procesamiento de texto sobre qué es el papel y dónde lo colocó. Por ejemplo, puede escribir, "Póliza de seguro de auto - en la carpeta del automóvil" o "Información de vuelo para el viaje a San Francisco - en la carpeta de viajes próximos". Estas notas lo ayudarán a recordar dónde ha guardado las cosas y también lo ayudarán a crear un mapa de archivos cuando haya terminado de configurar su sistema.
  4. Repita estos pasos con cada papel en su pila. Si está actualizando un sistema de archivo existente, hojee los documentos en cada carpeta para determinar si pertenecen a esa carpeta o en otra parte, y si la etiqueta de categoría en la carpeta sigue siendo precisa. Mueva cosas a otras carpetas y actualice sus etiquetas según sea necesario.
  5. Una vez que haya ordenado y categorizado todo en carpetas, eche un vistazo a las carpetas. ¿Las categorías y etiquetas tienen sentido? ¿Hay alguna carpeta que deba consolidarse? ¿Alguno que deba dividirse en categorías más pequeñas?
  6. Cuando esté satisfecho con las categorías que ha creado, etiquete sus carpetas. Puede escribir a mano o imprimir etiquetas, o crearlas con una rotuladora.
  7. Coloque las carpetas en el cajón de archivos, la caja o el contenedor que está utilizando para almacenarlas. Organice sus archivos de una manera que tenga sentido para usted en función de cómo los usará. Por ejemplo, puede ordenarlos alfabéticamente o cronológicamente, o puede poner las carpetas que probablemente usará más adelante, con archivos de acceso menos frecuentes detrás.
  8. Escribe tu mapa de archivos. Esta lista, basada en las notas que tomó sobre las categorías de archivo que ha creado y lo que ha almacenado dentro de cada categoría, lo ayudará a recordar dónde está. Mantenga una copia de su mapa de archivos en la parte frontal del cajón de archivos o en una carpeta en el escritorio de su computadora para que sea fácil acceder cuando necesite encontrar algo en sus archivos.
  9. ¡Admire su sistema de archivo funcional y actualizado!

Instrucciones De Vídeo: Cómo organizar tu Archivo (AorganiZarte) (Octubre 2022).