¡Diseñe un horario y sígalo!

• Mayo 2, 2024

Una vez que trabajé para una empresa muy pequeña y, como con cualquier pequeña empresa, se me exigió usar muchos sombreros. Como era una Jane of All Trades (hice un poco de marketing, recepción, redacción, trabajo administrativo, etc.) siempre me empujaban en varias direcciones diferentes. No era la primera vez que me encontraba en este tipo de situación laboral desestructurada pero exigente, pero era la primera vez que manejaba la situación con gracia. Estuve allí solo por un día, medio día en realidad, antes de que confiaran en mí para trabajar en sus documentos más importantes y tardó aproximadamente un mes antes de tener todos los aspectos de mi trabajo bajo control.

¿Mi secreto? Diseñé un horario y no importa lo que me apegue. Así es como lo hice. También puede usar estas técnicas para crear un horario para usted en casa.

Hacer observaciones

Lo primero que hice cuando comencé el trabajo fue observar lo que sucedía a mi alrededor. ¿De dónde vino mi trabajo? ¿Con qué frecuencia conseguí este trabajo? ¿Cuáles fueron los plazos?

Lo que estaba buscando y tratando de cazar eran las tareas de rutina, mi tipo de tarea favorita en el mundo porque una vez que has hecho algo, diez, veinte, cien veces puedes dominarlo.

Escribe todo abajo. No dejes nada.

Mientras hacía mis observaciones, escribía cosas. Sabía que estaba recibiendo trabajo del jefe, y alrededor de media docena de otros gerentes al azar. Nunca supe lo que venía ni cuánto. También tuve un trabajo de marketing continuo que me di cuenta de las horas extras que tendría que administrar, ya que noté que nadie estaba monitoreando mi progreso en esta área. Luego hubo dos informes principales que debían presentarse mensualmente. ¡Bingo! Esto es lo que había estado buscando: el trabajo de rutina. El trabajo de rutina es maravilloso para construir un horario.

Hacer una lista.

Después de hacer mis observaciones, comencé a redactar lo que llamo un "Tablero" o "Lista maestra". En esta lista desglosé todas mis áreas de responsabilidad. Seguí la filosofía que utilizo con la presentación: use categorías amplias cuando realice la presentación porque es más fácil buscar un documento en un archivo grande que clasificar 10 archivos pequeños.

Estaba llegando trabajo de varias personas, luego tuve mi propio trabajo y los dos informes. Debido a que las tareas estaban tan desarticuladas, me consolidé. El jefe tenía su propia categoría en la parte superior de mi lista. Agrupé a los gerentes en una sola categoría. Mis proyectos personales eran otro y los informes estaban en una categoría al final de mi lista porque eran la base. Estas fueron mis principales áreas de responsabilidad. Cuando tenía 20 cosas sobresalientes que hacer y los teléfonos sonaban y mi correo electrónico saltaba, me sentí bien al saber que, en última instancia, solo era responsable de cuatro áreas principales, ¡aunque al principio parecía 100!

Haz un horario.

Una vez que estuve con la empresa durante un mes completo, pude redactar una descripción general del trabajo basada en mis cuatro responsabilidades principales. Usé esta información para desarrollar un horario. Cada hora de mi día (cuando no estaba en una reunión) se designaba a una de mis áreas de responsabilidad. Por ejemplo, programaría un horario establecido para trabajar en los informes todos los días durante aproximadamente una hora. Cuando estaba trabajando en los informes, no trabajaba en marketing ni nada más. Lo único que me alejaría de lo que estaba programado era una solicitud del jefe o una emergencia grave. Y si hubiera una interrupción, me ocuparía de eso y luego volvería a trabajar en los informes nuevamente.

Al trabajar de esta manera, al designar tareas específicas a plazos específicos, pude hacer todo mi trabajo. Además, lo que hice fue convertir la descripción del trabajo / lista de áreas de responsabilidad en un informe de estado que enviaría por correo electrónico a los interesados ​​todos los días para que supieran dónde estaba en todos mis proyectos.

¡Apégate a ello!

Todavía uso este estilo de trabajo cuando escribo en casa. Desgloso mi jornada laboral por publicación o sitio web. Planifico mucho tiempo para dedicarlo a proyectos específicos y, a menos que surja una emergencia grave, no me desvío del calendario.

Por ejemplo, el otro día estaba trabajando en un artículo de coffebreakblog (según mi agenda) cuando noté un correo electrónico que había estado esperando en mi bandeja de entrada. Estuve tentado de abrir el correo electrónico, sin embargo, fue por un artículo que estaba escribiendo para un diferente sitio web, no coffebreakblog. Ya había hecho mi trabajo programado para ese sitio web más temprano en el día y no estaba programado para trabajar de nuevo hasta el día siguiente. Aunque realmente quería abrir el correo electrónico, me abstuve y continué con el trabajo que había estado haciendo.

No abrí el correo electrónico anticipado hasta 12 horas después, cuando estaba programado para hacerlo.

Puede haber ocasiones en las que esté programado para trabajar en un proyecto, pero no puede, ya que está esperando algo y no puede avanzar hasta que lo obtenga. En ese caso, hago algo relacionado con el proyecto. Si no puedo trabajar en la carne de un proyecto, siempre puedo hacer algo de limpieza. Puedo comenzar a armar una factura, puedo hacer una lluvia de ideas sobre otras ideas para presentarlas a los editores en el futuro, puedo enderezar los archivos de mi computadora, etc.

Muchos profesionales con múltiples responsabilidades a menudo se encuentran inseguros de lo que deberían estar haciendo en un momento dado.Tener un horario te ayuda a tomar esas decisiones difíciles. A menos que haya una emergencia, simplemente haga lo que sigue en su horario.

Instrucciones De Vídeo: HAZ UN HORARIO DE CLASES BONITO | Princolitas (Mayo 2024).