Organizar una exposición itinerante

• Mayo 16, 2024

Las exposiciones itinerantes son maravillosas porque no solo atraen la atención como algo "especial", sino que también le dan al personal del museo un descanso de la creación y producción de exposiciones en la empresa.

Para un museo más pequeño, las exhibiciones itinerantes a menudo cubren temas que van más allá de lo que se puede lograr con su propia colección permanente. Tienen un aspecto ordenado, limpio y profesional que puede ser difícil de lograr para una exposición temporal interna con un presupuesto limitado.

Aquí hay algunas cosas en que pensar antes de reservar una exposición itinerante:

Costos

Sea realista sobre cuánto "recuperará" de su desembolso inicial de gastos. Las tarifas de alquiler de exposiciones itinerantes van desde $ 1000- $ 2000 a más de $ 100,000. Si espera aumentar la asistencia lo suficiente como para pagar la tarifa de alquiler de la exhibición, calcule cuántas admisiones necesitará para lograr ese objetivo. Si te quedas corto, ¡comienza a pensar en patrocinadores! (Consulte "Oportunidades de patrocinio" a continuación para obtener más información al respecto)

Tenga en cuenta que hay algunos costos "ocultos" involucrados en organizar una exposición itinerante.

La tarifa de alquiler no es el único gasto que tendrá. Tenga en cuenta que también tendrá que pagar el envío de ida. Por lo general, la institución anfitriona paga el envío al siguiente lugar, lo que significa que no hay costo para que se lo envíen.

Algunas compañías de exposiciones itinerantes tienen pautas específicas sobre cómo puede viajar una exposición. Por ejemplo, es posible que deba enviar la exhibición "puerta a puerta", lo que significa que el remolque del tractor no puede detenerse y recoger ninguna otra carga en el camino. Este tipo de envío costará más.

También es posible que deba elegir entre una lista aprobada de compañías navieras que se especializan en transporte de bellas artes.

A veces hay opciones de programación educativa adicionales que son facilitadas por los creadores de la exposición. Es posible que tenga acceso a oradores invitados, pero habrá un cargo adicional por estos. Pregunte acerca de las posibles oportunidades y costos del programa al principio del proceso para que pueda incorporar esas tarifas a su presupuesto. Los costos del programa pueden incluir la tarifa del orador, más los gastos de viaje y alojamiento.

Desafíos de instalación

¡Preparar tu galería para una exposición que nunca has visto puede ser un desafío!

Solicite fotos de la exposición de lugares anteriores, para que pueda ver cómo se ve. Eso lo ayudará a decidir sobre los colores de pintura y tal vez incluso un diseño general del espacio.

La calidad de las instrucciones de instalación variará. He instalado exhibiciones itinerantes que vienen con instrucciones explícitas sobre dónde deben colocarse las cosas. También he alojado algunos sin ninguna orientación. Tómese el tiempo suficiente entre la fecha de llegada y la apertura para que pueda descubrir cómo instalar la exhibición.

Algunas exposiciones itinerantes requieren informes de estado detallados para completar a la llegada, así que no subestimes el tiempo que necesitarás para completar todo el papeleo. Es posible que también deba completar un informe de estado saliente después del cierre de la exposición.

Oportunidades de patrocinio

Por supuesto, las exhibiciones que realiza de manera regular son fantásticas, pero a veces los patrocinadores potenciales se enamoran de la idea de organizar una exhibición de un museo más famoso, como el Smithsonian o la George Eastman House.

¡Usa esto para tu ventaja! Solicite folletos adicionales del servicio de exposiciones itinerantes para usar en sus paquetes de patrocinio. Revise el horario de viaje y explote hechos como la "primera vez en nuestra región" o el "horario limitado de giras" para entusiasmar a los posibles patrocinadores.

Revise todo cuidadosamente

Asegúrese de saber lo que obtendrá cuando firme el contrato y haga un depósito en su exposición itinerante. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

¿Tendrá que imprimir algo o la exhibición incluirá cosas como etiquetas de objetos prefabricados? (Tendrá que permitir un tiempo de preparación adicional si tiene que crear etiquetas usted mismo; me sorprendió desagradablemente en el último momento que tuviera que hacer esto, así que siempre me entero con anticipación ahora).

· ¿Necesitará usar sus propias paredes y cajas móviles? ¿O la exposición vendrá con todo lo que necesitas? (Es posible que tenga que hacer planes para almacenar casos adicionales de una manera "creativa", si tiene poco espacio, ¡¿y quién no ?!)

· ¿Cómo se cuelgan los componentes de la exhibición? ¿Tendrá que perforar agujeros grandes en sus paredes para acomodar tacos de algún tipo? ¿O podrá utilizar un sistema de suspensión u otro medio para instalar piezas enmarcadas?

· ¿Cuándo es la fecha de llegada garantizada? (Para reducir el estrés en usted y su personal, ¡dedique suficiente tiempo antes de programar y promover la apertura de una exposición!)

· ¿Necesitará aprobación para materiales promocionales, como postales, volantes y carteles? Por ejemplo, los Servicios de Exposiciones itinerantes del Smithsonian (SITES) requieren que las sedes anfitrionas envíen todos los materiales antes de su distribución para su aprobación. Hay logotipos específicos que debe usar en todos los materiales y también ciertos requisitos de fraseo.

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