Disminuya el desorden al volverse digital, Parte 2: Papel

• Abril 29, 2024

En la primera parte de esta serie, analizamos las formas en que digitalizarse con su colección de música puede ayudarlo a evitar el desorden y disfrutar más de su música. Pero las pilas de CD y cintas de cassette rara vez son el mayor dolor de cabeza de nadie; Esa distinción recae con mayor frecuencia en los documentos, especialmente aquellos que debemos mantener para fines fiscales o legales. Esta semana, entonces, investigaremos cómo la digitalización en el ámbito del papel puede hacer que mantener los registros que necesita sea menos exigente y más ordenado.

Los basicos
La razón más común por mucho que la mayoría de nosotros guardamos documentos como recibos, facturas, declaraciones de servicios públicos, etc. es porque existe la posibilidad de que el IRS los solicite si alguna vez nos enfrentamos a una auditoría fiscal. De hecho, el mantenimiento de registros es un asunto serio, y es importante tener los documentos de respaldo que necesita durante el tiempo que el IRS diga que los conserve. (Para obtener una descripción general del mantenimiento de registros relacionados con los impuestos, consulte el siguiente enlace).

Dicho esto, ¿cuántos de nosotros podríamos obtener nuestra documentación relacionada con los impuestos de forma rápida y sencilla si nos la pidieran? ¿Cuántos necesitarían cavar a través de montañas de papeleo no relacionado en el proceso? ¿Cuántos de nosotros apretamos los dientes solo pensando en abordar el cajón de archivos / caja / parte posterior del armario donde (creemos) que se almacena todo este papeleo? La digitalización de los registros que debe mantener puede ser muy útil para permitirle cumplir con el IRS sin tener que renunciar a su cordura en el proceso.

Los beneficios
La ley de los Estados Unidos ahora permite que las copias digitales de los registros relacionados con los impuestos representen muchas de las cosas que solíamos tener en papel, incluidos recibos de gastos, facturas y estados de cuenta. Almacenar documentos importantes como estos en forma digital no solo ahorra mucho espacio, sino que también puede hacer que sea mucho más fácil encontrar lo que necesita rápidamente y mantener sus registros organizados. Además, es posible que nunca más tenga que entregar una caja de zapatos llena de recibos a su preparador de impuestos en abril.

Es importante tener en cuenta que algunos documentos siempre deben mantenerse en su formato original, incluidos testamentos, títulos, certificados de nacimiento y muchos documentos hipotecarios. Si bien siempre puede crear copias digitales de estos documentos, asegúrese de guardar los originales en un lugar seguro. Para obtener más información sobre lo que debe mantener en papel, consulte a su abogado, contador público certificado o profesional de impuestos.

Empezando
Todo lo que realmente necesita para digitalizar sus documentos es un escáner que transferirá automáticamente copias de lo que escanee a su computadora. Por supuesto, los escáneres varían ampliamente en costo y calidad; Si planea usar el suyo con frecuencia, especialmente para crear documentos digitales, vale la pena invertir en uno que sea fácil de usar y que se mantenga con el tiempo. Idealmente, busque un escáner que produzca archivos PDF de los documentos que produce, en lugar de archivos de imagen como .jpgs.

(Si su papeleo es particularmente pesado, puede considerar el nuevo escáner NeatReceipts. Este dispositivo le permite escanear sus recibos, y también viene con un software que analizará y clasificará sus gastos. Aunque no es barato, podría valer la pena compre si la idea de ingresar manualmente un recibo más en su programa de contabilidad lo hace gritar, o si la sola idea de un programa de contabilidad lo hace gritar.
Echa un vistazo al escáner Neat Receipts aquí).

Además de un buen escáner, tiene sentido configurar un sistema de archivo organizado en su computadora. Escanear documentos y almacenarlos en un rincón oscuro y desconocido de su disco duro será tan enloquecedor como tratar de acorralarlos a todos en un cajón lleno de archivos. Considere configurar una carpeta dedicada llamada "Gastos" (o "Documentos importantes", o cualquier nombre que tenga sentido para usted); dentro de él, cree carpetas adicionales para los diversos tipos de documentos que almacenará allí: extractos de tarjetas de crédito, recibos, recibos de pago, etc.

Manteniendo tu progreso
Cada vez que escanee un documento, asegúrese de que ambos le den un nombre que haga que sea más fácil de encontrar (en lugar del Scan001.pdf estándar que su escáner probablemente lo llame), y luego guárdelo en la carpeta correcta.

También querrá estar atento a la copia de seguridad de esta información de forma regular, ya sea en un disco, un disco duro externo o una llave USB (que es aproximadamente del tamaño de su pulgar y se conecta al puerto USB de su computadora ) Piense en esto como el equivalente digital de almacenar documentos importantes en una caja fuerte o en un cajón cerrado con llave.

Una vez que haya escaneado sus documentos y los haya almacenado de manera segura en su computadora, puede deshacerse de muchos de sus documentos originales. (Nuevamente, cuando tenga dudas sobre lo que debe conservar en forma impresa, consulte con su abogado o CPA). Es inteligente destruir cualquier cosa que tenga información de identificación: recibos que muestren la información de su tarjeta de crédito, declaraciones que enumeren los números de cuenta, y absolutamente cualquier cosa con su número de Seguro Social, en lugar de simplemente dejarlo en la papelera de reciclaje.

Digitalizar sus documentos existentes puede ser una excelente manera de reducir sus dolores de cabeza en papel y, al mismo tiempo, facilitar la búsqueda de lo que necesita cuando lo necesita. Con una inversión modesta de tiempo, herramientas y esfuerzo, es posible que pueda vaciar ese cajón de archivos problemático para siempre.

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