Una manera fácil de organizar sus documentos vitales

• Abril 29, 2024

Hace unas semanas, se me ocurrió que si alguna vez tuviera que salir de mi casa en caso de emergencia, no podría obtener rápida y fácilmente mis documentos más importantes, como documentos de seguros, información general de cuentas financieras y otros cosas que necesitaría si ocurriera un verdadero desastre. También me di cuenta de que no sería fácil para otros localizar esta información si estuviera incapacitado de alguna manera.

No es que mis documentos no estuvieran generalmente organizados, sino que los documentos cruciales eran parte de un sistema más grande y no completamente portátil. (No pensaría en sacar mi cajón de archivos si huyera de la casa). Así que me alegró encontrar un producto que prometía hacer relativamente sencillo organizar mis documentos clave: el PortaVault de Securita Vital Records. Lo puse a prueba, y esto es lo que pensé al respecto.

Lo que es
PortaVault es un sistema compuesto por una caja de lona con cremallera, una carpeta de tres anillos, divisores de sección con información sobre qué almacenar en cada categoría, fundas protectoras de documentos de plástico, etiquetas impresas para identificar lo que pones en las fundas, una lona pequeña bolsa y formularios preimpresos con espacio para información como contactos de emergencia, historias clínicas y planificación de desastres. La carpeta también tiene una correa para el hombro y un "impermeable" de plástico.

Cómo funciona
El PortaVault está diseñado para guardar cosas como testamentos, certificados de nacimiento, información de cuentas financieras, pólizas de seguro e información sobre recetas de medicamentos; en resumen, cualquier cosa que pueda necesitar en una emergencia o que otros puedan necesitar si quedara incapacitado. Los divisores de sección: Planificación y contactos, Identificación y registros familiares, Salud y medicina, Finanzas y propiedades, Seguros y Planificación patrimonial e impuestos, proporcionan pautas sobre los documentos que deben ir en cada sección, con qué frecuencia actualizar sus registros, y cómo asegurarse de estar preparado en caso de una emergencia.

A medida que almacena documentos en las fundas protectoras de PortaVault, agrega una etiqueta preimpresa a cada funda para identificar lo que contiene. (También hay etiquetas personalizables para todo lo que no se ha contabilizado en las versiones preimpresas). También vale la pena completar los formularios en cada sección para que la información que de otro modo podría estar dispersa: historias clínicas, contacto importante números, una lista de sus objetos de valor y objetos de colección, etc., se almacenan en un solo lugar.

Cuánto tarda
Pasé un poco más de dos horas familiarizándome con el sistema, leyendo los separadores de sección y otras instrucciones, llenando los formularios y transfiriendo cosas a las fundas protectoras de registros y etiquetándolos. Si estuviera utilizando el sistema para los registros de toda una familia, probablemente necesitaría un poco más de tiempo, como lo haría si sus documentos no estuvieran razonablemente bien cuando comenzó. Por supuesto, podría configurar el sistema poco a poco en el transcurso de una semana y probablemente no le tomaría más de 15-30 minutos al día.

Por qué me gusta
No soy un gran fanático de los sistemas de archivo empaquetados en general. PortaVault, sin embargo, fue una excepción a la regla. (Y para que conste, no tengo ningún interés personal en el producto o en su empresa matriz). Para empezar, debido a que hay muchas menos categorías aquí que con muchos otros sistemas de archivo, me pareció más fácil y menos frustrante de usar. También me gusta el hecho de que es fácil "anular" las recomendaciones estándar sobre dónde almacenar cosas: si cree que la información de su cuenta IRA debe ir en Finanzas y Propiedad en lugar de Impuestos y Planificación Patrimonial, póngala allí y tome nota en el Formulario de localización de documentos del sistema.

También me impresionó la atención de PortaVault a los detalles pequeños (pero potencialmente importantes). Las fundas protectoras de documentos están plegadas en el borde exterior, lo que facilita el almacenamiento de documentos voluminosos sin que las fundas se enrosquen a los lados. La carpeta se retira de la funda de lona para que sea fácil trabajar con ella. Los formularios preimpresos son sencillos y lógicos. El pequeño estuche con cremallera (que se engancha en la carpeta) es un buen lugar para llaves adicionales, dinero en efectivo, unidades zip de computadora y otros artículos pequeños que son fáciles de perder. Y la caja más grande se cierra por completo, es resistente al agua y tiene un mango resistente a lo largo de la columna vertebral.

Algunas notas finales
Al igual que con cualquier sistema, PortaVault requiere un cierto esfuerzo: debe tomarse el tiempo para reunir sus documentos, completar los formularios y mantener actualizada la información en el sistema. Después de todo, tomar una carpeta llena de registros desactualizados e inexactos te hará tan poco como no agarrar nada en absoluto.También debe asegurarse de que PortaVault esté en un lugar seguro y de fácil acceso, uno conocido por todos en su hogar; si está escondido en el fondo de un armario o escondido en un lugar que solo tú conoces, será mucho más difícil llegar cuando sea necesario.

Una vez que hice el esfuerzo para configurar el sistema y ponerlo en un lugar lógico, descubrí que había un gran peso sobre mis hombros. Espero que un terremoto, un incendio u otro desastre nunca me dejen huir de mi casa en cualquier momento, o que quede incapacitado, pero si alguna de esas cosas sucede, sé que mis papeles más importantes están en orden y listos para salir. Esa es una sensación de calma y satisfacción que recomiendo encarecidamente.

Para obtener más información sobre PortaVault, visite //www.securitaonline.com/products.htm.

Instrucciones De Vídeo: Cómo organizar tu Archivo (AorganiZarte) (Abril 2024).