Algunos pros y contras de los sistemas de archivo empaquetados

• Abril 26, 2024

La gestión y la presentación de documentos están cerca de la parte superior de la lista de casi todas las tareas de organización más odiadas, a menudo porque implican decisiones aparentemente interminables: ¿qué debo conservar? ¿Cuánto tiempo tengo que guardarlo? ¿A dónde debería ir? ¿Cómo debo llamar a la carpeta donde la guardo?

Los kits de sistemas de archivos empaquetados a veces pueden ser una forma útil de quitarle el aguijón a la administración del papel, ya que le dicen exactamente dónde archivar las cosas, cuánto tiempo guardarlas y qué etiquetar sus carpetas. Sin embargo, también hay algunas desventajas. Aquí hay un vistazo a algunos de los pros y los contras de un sistema que probé, el
Kit Organizador de Planificación Financiera de Homefile.

¿Qué hay en el kit?
El kit de planificación financiera de Homefile contiene veintidós tarjetas divisorias de archivos, un índice de búsqueda rápida y un manual con instrucciones sobre cómo usar el sistema, así como espacio para registrar cosas como información de cuentas, información de seguros y datos personales.

Cómo funciona
Cada una de las tarjetas divisorias de archivos del kit de planificación financiera tiene una pestaña que enumera una categoría específica: Seguro: salud y discapacidad, por ejemplo; la tarjeta en sí detalla qué tipo de documentos deben ir en ese archivo, qué documentos deben ir en otro archivo y cuánto tiempo guardar los documentos que guardas allí.

Coloca cada tarjeta divisoria de archivos en una carpeta de archivo colgante, luego llena esa carpeta con los papeles especificados en la tarjeta. (Algunas categorías, como las cuentas bancarias, son lo suficientemente amplias como para que el kit recomiende utilizar carpetas de archivos manila dentro de las carpetas colgantes para mantener separados los papeles de las diferentes cuentas). Las tarjetas de índice rápidas y el manual van en una carpeta de archivos colgada delante de todo más; cada vez que necesite archivar o recuperar un documento, el índice le indicará dónde buscar.

Lo que me gustó del sistema
Recientemente, decidí poner a prueba el kit de Homefile. Siguiendo las instrucciones del manual, configuré un nuevo sistema de archivo y volví a archivar mis documentos de acuerdo con las categorías y pautas del kit. Como no necesitaba decidir dónde archivar las cosas y no necesitaba hacer etiquetas para las carpetas colgantes (para eso están las pestañas de las tarjetas), el proceso fue bastante rápido.

A medida que movía mis documentos, descubrí que algunas categorías que había almacenado por separado antes, como los extractos de tarjetas de crédito y los informes de crédito, tenían más sentido combinado, como lo recomendaba el kit. También pensé que el índice era bastante útil: en lugar de tener que recordar dónde había puesto un documento en particular, simplemente podía buscarlo en el índice. Potencialmente, esto podría ser un ahorro de tiempo.

El libro de trabajo señala que este sistema podría ser especialmente útil para las personas con archivos en varios lugares (por ejemplo, una residencia principal y una casa de vacaciones) y las personas responsables de múltiples conjuntos de archivos (como los suyos y los de un padre anciano). Estoy de acuerdo. Este kit podría eliminar la necesidad de reinventar la rueda en términos de archivo.

Los inconvenientes
Cuanto más profundicé en la creación de mi sistema de archivo, más me di cuenta de cosas sobre el kit que no me sentaron bien:

• Para empezar, hubo algunas distinciones confusas y cruces entre categorías: los diplomas están destinados a almacenarse en la carpeta Personal, por ejemplo, mientras que las transcripciones van en la carpeta Escuelas y guarderías (pero actualmente no estoy en la escuela y no tener hijos).
  
• Siguiendo las instrucciones del kit, tuve que hacer varios cambios que no me parecían lógicos; por ejemplo, los recibos para compras grandes, que normalmente guardo con la información de mi seguro de inquilino (porque solo me referiría a ellos si tuviera que hacer un reclamo) deben archivarse con garantías y guías de usuario.
  
• También encontré algunas categorías que faltan. No había ninguna indicación, por ejemplo, de dónde archivar cosas como facturas recurrentes (servicios públicos, teléfono, etc.), y aunque el libro de trabajo proporciona espacio para personalizar el índice cuando se encuentra con documentos que no figuran en una lista específica categoría, esto puede potencialmente vencer el propósito de un sistema en el que las decisiones se toman por adelantado para usted.
  
• Finalmente, encontré que parte de la logística del sistema era imperfecta. El kit recomienda presentar las declaraciones del Impuesto sobre la Renta y la información de respaldo en una carpeta, pero cualquier cosa que no sea el 1040 más básico probablemente llene una carpeta colgando hasta que se desborde. Además, las tarjetas de archivo son un poco demasiado altas: cuando las coloqué en una carpeta colgante con incluso un archivo manila parcialmente lleno, no pude cerrar la parte superior del cuadro de archivo que estaba usando.
  

La línea de fondo
Si ya tiene algún tipo de sistema de archivo, puede resultarle difícil, como lo hice yo, anular sus inclinaciones naturales a la hora de decidir dónde archivar las cosas. Los cruces a veces confusos del kit entre categorías pueden ser frustrantes. También puede verse obstaculizado si tiene documentos que no caen fácilmente en las categorías de archivo tradicionales.

Por otro lado, el kit hace un buen trabajo al anticipar la mayoría de las principales categorías de archivo y al especificar claramente qué pasa en cada categoría, qué no y cuándo es seguro borrar el contenido de cada carpeta. También es fácil de configurar y no requiere equipo más allá de los suministros de archivo básicos. Si está abrumado por el papel y se siente paralizado por la idea de tener que decidir a dónde van las cosas, o si solo desea un sistema de archivo básico y directo, el Kit de planificación financiera puede ser el boleto.

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