Redacción de informes, manuales, manuscritos y documentos académicos

• Abril 20, 2024

Trabajar con documentos largos puede ser una tarea difícil de organizar, pero MS Word ofrece varias funciones que puede usar para administrar el proceso. Muchas de estas características se pueden usar juntas en una variedad de métodos para hacer que sus proyectos sean más manejables.

Marcadores (hipervínculos)
Los marcadores (hipervínculos) dentro de su documento son útiles cuando su documento contiene más información sobre un tema. Por ejemplo: dentro de un manual del producto para una cámara. Al comienzo del manual, discute dónde se encuentra el botón de Compensación de la exposición en la cámara. Puede colocar un marcador en la sección del manual donde discuta cómo configurar la compensación de exposición. Esta técnica permite al lector saltar rápidamente a la sección del documento donde puede obtener más información sobre la función.

Referencias cruzadas
Similar a un marcador, la referencia cruzada permite al lector saltar a otra ubicación dentro del documento donde puede encontrar más información sobre el tema. Se pueden hacer referencias cruzadas a figuras, marcadores, subtítulos, encabezados, párrafos numerados, números de página, etc. La belleza de esta función es que Word no le permitirá referirse a una página o encabezado que no exista en el documento.

Bosquejo
Trabajar con la función de esquema del documento requiere el uso de encabezados consistentes en todo el documento. Esto funciona bien cuando tiene categorías principales con una serie de subtítulos. Por ejemplo, puede tener un Título de capítulo con varias secciones dentro del capítulo. Cada sección puede tener varios temas que crean una jerarquía de encabezados. Este método funciona mejor cuando asigna estilos a cada uno de los niveles de encabezado. La vista Esquema le permite contraer el documento a niveles de encabezado para obtener una imagen instantánea de cómo fluye cada una de las secciones. En la vista Esquema, puede evaluar si el documento está escrito lógicamente. Las características en la vista Esquema también le permiten manipular el diseño al degradar y promover los niveles de encabezado, así como reorganizar el documento.

Documentos maestros y secundarios
Los manuscritos requieren una herramienta más poderosa que Word proporciona con su característica Master y SubDocuments. Usaría esta función para organizar proyectos grandes, como un manuscrito de libro. Con esta herramienta, puede dividir el proyecto grande en subdocumentos más pequeños y manejables. El documento maestro se vincula a los subdocumentos relacionados, de modo que cuando se realizan cambios en el subdocumento, el documento maestro también se actualiza y viceversa. Cada uno de los subdocumentos está hipervinculado en el documento maestro, lo que le permite iniciar un subdocumento desde el documento maestro. Debido a la vinculación, puede crear una tabla de contenido, indexación, referencias cruzadas, encabezados y pies de página para aplicar a todos los subdocumentos directamente desde el documento maestro.

Figuras, Gráficos y Tablas
Los trabajos académicos a menudo usan figuras, gráficos y tablas para ilustrar los puntos que se hacen dentro del texto. Una tabla de figuras, gráficos, tablas, etc. puede ser muy útil para sus lectores. Esta característica creará automáticamente la tabla de manera similar a una tabla de contenido. La clave para usar esta función es insertar subtítulos en cada figura, gráfico y tabla que desee incluir en la tabla de referencia. Existen varias opciones de formato para la creación de la tabla, incluida la capacidad de mostrar números de página, la alineación de los números de página, mostrar etiquetas y números, y líderes de tabulación.

Tabla de contenido (TOC)
La tabla de contenido es más útil en las guías de referencia. Los lectores aprecian tener un TOC para ayudarlos a encontrar la información en el documento que es más importante para ellos. Crear una tabla de contenido en Word es muy fácil, siempre que haya sido coherente al aplicar estilos a los encabezados y otras partes del documento que desea incluir en la Tabla de contenido. Cuando su documento contiene múltiples niveles de encabezados, el TOC debe limitarse a los primeros tres niveles de encabezado, de lo contrario, puede ser demasiado complejo para ser útil. Generalmente, establecería el TOC en una sección separada de su documento al comienzo de su documento. La creación de una sección separada le permite comenzar a numerar el contenido de los documentos en la página 1 sin que las páginas del TOC compliquen la numeración de la página. Puede combinar la tabla de contenido con marcadores o hipervínculos para que los lectores puedan ir directamente al tema deseado.

Indexación
La indexación de un documento de referencia es muy útil. Su inclusión en un documento ayuda a los lectores a encontrar conceptos y temas específicos fácilmente. Por lo general, se encuentra en una sección en la parte posterior del documento y proporciona referencias de páginas para ideas clave contenidas en el documento. Esta característica es fácil de usar, pero la tarea difícil para el escritor es determinar cuáles son las palabras, temas o conceptos apropiados para indexar. Un buen índice está bien pensado. Para utilizar esta función de manera efectiva, cada palabra o encabezado que se incluirá en el índice debe estar marcado en el documento. Dependiendo de la extensión del documento, este puede ser un ejercicio tedioso, pero vale la pena para sus lectores.

Notas al pie y notas al final
Otra tarea que requiere mucha mano de obra en un largo documento académico o de referencia es administrar las notas al pie y las notas al final. Las características de las notas al pie y las notas al final de Word facilitan la numeración y el formato de estas referencias críticas, pero debe enumerar adecuadamente los autores, el trabajo, el editor y las fechas de publicación para cada referencia. Cada nota al pie y al final de su documento debe estar debidamente marcada. Word, sin embargo, se encarga de insertar la nota al pie o la nota al final en su orden y ubicación apropiados en el documento.

Instrucciones De Vídeo: El informe escrito: partes y recomendaciones para su elaboración (Abril 2024).