Usar carpetas en Outlook

• Abril 25, 2024

El correo electrónico se ha convertido en la opción de comunicación para reemplazar cartas, notas y llamadas telefónicas. Si bien la comunicación por correo electrónico tiene ventajas como comunicarse las 24 horas, los 7 días de la semana, el seguimiento de conversaciones y la ausencia de viajes a la oficina de correos, también existen muchas desventajas al usar el correo electrónico en lugar de los modos tradicionales de comunicación. Estos incluyen la sobrecarga de información, la comunicación constante y, a diferencia de una llamada telefónica, que una vez que cuelga se termina, el correo electrónico permanece en su cuenta esperando ser eliminado o archivado, lo que conduce a una bandeja de entrada desbordante.

(Nota: ¡He tenido personas con más de 15,000 elementos de correo electrónico en su bandeja de entrada! ¡Ahora eso se está desbordando!)

Existen varios métodos que pueden usarse para ayudar a organizar y limpiar su bandeja de entrada junto con métodos que pueden ayudarlo a mantenerse organizado para que su bandeja de entrada no se descontrole.

El primer método que vamos a explorar es usar carpetas. Una carpeta en Outlook es el equivalente de una carpeta en Windows: se usa para almacenar y organizar archivos o, en este caso, correo electrónico.

Las carpetas se pueden anidar, lo que le permite crear una carpeta dentro de una carpeta que ayuda a organizar aún más fácilmente. Solo tenga cuidado de no crear demasiadas carpetas o puede resultar difícil localizar elementos más adelante.

Para crear una carpeta en Outlook 2003/2007:

1. Desde el Archivo seleccionar menú Nuevo, luego Carpeta

2. Escriba el nombre de la carpeta en el Nombre caja

3. En el La carpeta contiene cuadro de selección Enviar y enviar artículos

   
   

4. Seleccionar ubicación para nueva carpeta

5. Haga clic en Okay

También puede hacer clic con el botón derecho en Bandeja de entrada en la navegación izquierda y seleccionar nueva carpeta

Para crear una carpeta en Outlook 2010:

1. Haga clic en Carpeta lengüeta

2. Haga clic en Nueva carpeta

3. En el La carpeta contiene cuadro de selección Enviar y enviar artículos

4. Seleccionar ubicación para nueva carpeta

5. Haga clic en Okay

También puede hacer clic con el botón derecho en Bandeja de entrada en la navegación izquierda y seleccionar nueva carpeta

Una vez que haya creado su estructura de carpetas, puede mover los correos electrónicos actuales y nuevos a las carpetas arrastrando y soltando el correo electrónico (correo electrónico actual) o usando reglas para mover el correo electrónico nuevo a las carpetas a medida que se recibe.

Para agregar correo electrónico actual a la carpeta:

Seleccione el correo electrónico que desea mover a una carpeta. Nota: Puede seleccionar varios correos electrónicos manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el correo electrónico.

Puede mover la carpeta de la siguiente manera:

• Clic derecho en correo electrónico y seleccionando Mover a Folder o

• Arrastre el correo electrónico seleccionado a la carpeta de destino en la navegación izquierda

A continuación, analizaré el uso de reglas para ayudar a mantener su correo electrónico organizado sin su interacción. ¡Manténganse al tanto!

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