Organización del correo electrónico: clasificación y eliminación de malezas
El correo electrónico nunca puede abarrotar su espacio físico como puede hacerlo el correo postal, pero de todos modos puede ser causa de estrés, frustración y dolores de cabeza cuando se acumula. Al obtener el control de su correo electrónico, puede ayudar a garantizar que se convierta en la herramienta que debe ser, una que lo mantenga en contacto e informado, sin causar abrumador.

El primer paso para crear un sistema de organización funcional para su correo electrónico es, por supuesto, eliminar esos mensajes que ya no desea o necesita. Aquí hay algunos criterios e indicadores para ayudarlo a adelgazar su Bandeja de entrada y deshacerse de la basura digital.

Donde empezar
A menudo, es más fácil y efectivo comenzar clasificando y eliminando los mensajes de correo electrónico más antiguos, ya que es menos probable que sean oportunos y relevantes, y muchos de ellos pueden estar desactualizados. Si tiene una gran cantidad de correos electrónicos atrasados, es posible que desee crear una carpeta general de Atrasos para guardar los mensajes que desea ordenar de modo que no abarroten su bandeja de entrada y se vuelvan abrumadores.

Recomiendo comenzar con 20-30 minutos de clasificación, que generalmente es suficiente para permitirle progresar, pero no tanto como para aburrirse o cansarse. Si todavía estás inspirado, sigue así; de lo contrario, tome un descanso y regrese por otros 20 minutos más o menos más tarde.

Crear pautas
Como cuando eliminas otros tipos de cosas, es útil tener algunas pautas por adelantado de lo que estás listo para separarte y de lo que te gustaría conservar. Estos son algunos de los tipos de mensajes de correo electrónico que elimino cuando estoy limpiando:

  • Mensajes que no quería recibir en primer lugar (spam, por supuesto, pero también boletines informativos en los que no me inscribí, reenvíos no deseados, etc.)
  • Mensajes con información desactualizada (por ejemplo, eventos que ya pasaron)
  • Mensajes informativos (como boletines informativos) que ya he leído y es poco probable que vuelva a leer
  • Mensajes informativos que no he leído que tienen más de 2 meses
  • Mensajes que he leído y no quiero o no necesito hacer nada con
  • Mensajes cuya información está disponible en otro lugar
  • Versiones anteriores de mensajes que se han convertido en parte de hilos más largos (es decir, si un cliente envió un mensaje al que respondí y luego el cliente me respondió, guardaré solo el mensaje más reciente, que tiene los tres bits de correspondencia en ella)

Eliminar lejos!
Con sus pautas en la mano, revise el contenido de su Bandeja de entrada con un dedo sobre la tecla Eliminar en su teclado, listo para saltar. Debido a que muchos correos electrónicos tienden a persistir como recordatorios de cosas que tiene que hacer, intente hacer este ejercicio con su lista de tareas pendientes a su lado; cuando te encuentras con un mensaje que has estado guardando solo porque te recuerda algo de lo que debes ocuparte, escribe esa tarea en tu lista de tareas pendientes y luego elimina el mensaje (o, al menos, retíralo de su bandeja de entrada a una carpeta).

Mientras ordena, trate de no quedar atrapado en el contenido de los mensajes: si desea leer correos electrónicos largos, por ejemplo, lea algunas líneas para asegurarse de que vale la pena guardarlas y luego muévalas a a Carpeta para leer en su programa de correo electrónico. También esté atento a las distracciones, como hacer clic en un enlace en un mensaje y luego abstenerse en las herramientas en línea. Si lo necesita, configure una carpeta para Sitios para visitar y guarde allí cualquier mensaje con información sobre cosas que desea consultar en línea.

Mientras trabaja, piense en su bandeja de entrada de correo electrónico como lo haría con una bandeja de entrada física en su escritorio: idealmente, debería contener solo aquellos mensajes que aún no ha revisado o en los que está trabajando activamente. Limpiar lo que ya no necesita y mover a las carpetas todo lo que desee mantener como referencia, le facilitará tener una idea de lo que es realmente activo y actual para usted.

En el próximo artículo de esta serie, veremos formas de almacenar y organizar los mensajes de correo electrónico que opte por conservar. Esta semana, dedique algo de tiempo para crear sus propias pautas de clasificación y eliminación de malezas, y luego póngalas en práctica ordenando su bandeja de entrada.

Instrucciones De Vídeo: Cómo ordenar, clasificar y automatizar correos de empresa? – Correo electrónico Mn Program (Noviembre 2022).