¿Es hora de borrar su bandeja de entrada de correo electrónico?

• Abril 20, 2024

Ya sea que trabaje desde su casa o trabaje de 9 a 5 fuera de la casa, puede usar la bandeja de entrada de su computadora para archivar algunos de sus mensajes. Si utiliza su bandeja de entrada para archivar, vigile la cantidad de almacenamiento disponible que le queda.

El correo electrónico con archivos adjuntos grandes puede consumir mucho espacio. Aunque muchas cuentas de correo electrónico disponibles están aumentando la capacidad de almacenamiento para los usuarios, es una buena idea controlar lo que está guardando. A veces se guarda un reenvío “urgente o lindo” porque planeas enviarlo a un amigo o leerlo cuando tengas tiempo. Meses después, lo encuentras y te das cuenta de que no es muy lindo, ni era urgente. Si no disfruta de los mensajes reenviados, solicite a sus amigos que no los envíen o simplemente elimínelos.

En lugar de dejar un mensaje en su bandeja de entrada, es posible que desee crear una carpeta. Considere crear carpetas de archivo en línea para correo electrónico importante.

Al limpiar el correo electrónico personal, pregúntese cuándo es la última vez que necesité o usé esto. Si cree que es importante, pero no lo ha usado en 6 meses, archívelo. Todos o la mayoría de los sistemas de correo electrónico tienen la capacidad de almacenar archivos grandes. Si el correo electrónico es de su jefe, haga una carpeta con su nombre y guarde el elemento allí. Si es una nota general que confirma una reunión, y la reunión ha tenido lugar, es posible que la nota ya no sea necesaria, ya que tendrá el tema de la reunión, la fecha, la hora y los nombres de los asistentes en su calendario. Muchas compañías tienen reglas y regulaciones sobre cuánto tiempo deben guardarse los documentos. Se pueden aplicar las mismas reglas al correo electrónico. Entonces lea las reglas y regulaciones antes de presionar el botón Eliminar.

A algunas personas les gusta guardar todo y otras simplemente no quieren lidiar con tirar lo que no quieren. Eventualmente, ambas prácticas pueden causar los mismos problemas que causa ser un packrat en el mundo del ladrillo y el mortero: problemas de espacio y desorden. Si descubre que no puede recordar por qué está guardando un artículo, puede que no sea importante. Haga un archivo de archivo misceláneo para elementos como este, tenga cuidado de no tirar ninguno y todo en este agujero oscuro.

Una manera fácil de clasificar los correos electrónicos para archivarlos es usar la función de búsqueda para abrir listas de correos electrónicos por asunto o nombre propio. Si Anthony Parks envió un correo electrónico sobre el proyecto Hamilton, busque Anthony Parks o el proyecto Hamilton. Una vez que tenga los correos electrónicos, cree una carpeta debajo del nombre del proyecto o del nombre del individuo.

¿Guarda ciertas letras o formularios entrantes porque le gusta el formato o el flujo del idioma en el documento? Es una buena idea preparar el borrador lo antes posible y colocarlo en la carpeta "Borradores" de inmediato.

Un pequeño mantenimiento de correo electrónico puede mantener sus archivos de correo electrónico ordenados y sin desorden.

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