Obtenga sus archivos de papel en forma para el año siguiente
¿Sabías que febrero es el mes de archivar tus archivos? Poner en orden los registros del año pasado, y establecer un sistema de archivo efectivo para el año próximo, puede no ponerlo de humor para celebrar, pero puede brindarle una dosis considerable de calma y control en los próximos meses. A continuación, le indicamos cómo limpiar, configurar y preparar sus archivos en 2010.

Paso 1: archivar el pasado reciente
A estas alturas, es probable que haya recibido la mayoría (si no todas) de las facturas y estados de cuenta de 2009 que recibirá, por lo que es un buen momento para mover los archivos del año pasado para dejar espacio para sus contrapartes de 2010. Todos los archivos que necesite para fines fiscales o legales pueden transferirse a la caja de un banco, a la papelera u otro contenedor de almacenamiento portátil donde serán acorralados y recogidos, pero fuera del camino. Las cosas que no necesita y no desea pueden llegar a la trituradora o al contenedor de reciclaje.

(¿Tiene curiosidad por saber qué archivos guardar y cuánto tiempo conservarlos? Consulte la descripción general de BankRate sobre qué conservar y por qué, y también solicite pautas a su CPA o abogado, ya que sus requisitos pueden variar dependiendo de si tiene un negocio o ser dueño de una casa)

Esta limpieza anual se aplica a los registros financieros (que se renuevan cada año) y también a archivos personales como las boletas de calificaciones de los niños de la escuela, el material de referencia que ha recopilado a lo largo del año y la correspondencia. Elija qué es lo que vale la pena conservar y, de eso, cuánto se puede archivar y cuánto realmente merece permanecer en su sistema de archivo principal.

Paso 2: Adiós al pasado distante
A medida que mueve los registros de 2009 a un lugar apartado pero aún accesible, eche un vistazo a todo lo que haya guardado desde 2008 y antes. Purgue todo lo que pueda funcionar de forma segura según las pautas que ha creado (lo que significa que probablemente pueda sayonara a cosas como facturas de teléfono y servicios públicos de años anteriores, a menos que tengan un impacto en sus impuestos), y luego consolide estos archivos antiguos tanto como sea posible. Mueva estos archivos fuera de su oficina en casa y en un lugar donde pueda recuperarlos si es necesario, pero no necesitará verlos regularmente, como un estante en un armario.

Paso 3: crear archivos nuevos y de reemplazo
A continuación, cree nuevas carpetas de archivos para las facturas y estados de cuenta que recibe de manera regular, como los extractos bancarios y los recibos de tarjetas de crédito. (Si movió los registros del año pasado sin eliminar las carpetas de archivos, puede omitir este paso). Esta también es una buena oportunidad para modificar, combinar o eliminar categorías, y para agregar nuevas categorías según sea necesario. Tomarse el tiempo para configurar, clasificar y etiquetar las carpetas de archivos ahora facilitará la presentación (si no es exactamente emocionante) durante el resto del año.

Paso 4: adopta un hábito de presentación
Una vez que hayas eliminado tus cosas viejas y los archivos nuevos estén listos, todo lo que queda es mantenerte al tanto de guardar las cosas una vez que hayas terminado con ellas. Es más fácil decirlo que hacerlo, lo sé, especialmente si prefieres que te extraigan los dientes que tener que archivar papeles. Sin embargo, al igual que con cualquier tarea, abordar esto en pequeñas dosis puede hacerlo mucho más llevadero y puede requerir mucho menos tiempo. Intente agregar uno o dos minutos adicionales para archivar el tiempo que dedica a pagar facturas o equilibrar su chequera; con un sistema viable, no necesitará mucho más tiempo que eso para ingresar cosas en su sistema de archivo cuando esté configurado hasta funcionar sin problemas.

Ya sea que celebre o no oficialmente el Mes Archivar sus archivos, tómese un tiempo durante las próximas semanas para poner sus archivos en forma. ¡Por el resto del año, te alegrarás de haberlo hecho!

Instrucciones De Vídeo: ❗Entrar a España como turista y solicitar autorización de residencia ✅ (Marzo 2024).